Excel Poradnik

Kopiowanie i przeciąganie z uchwytem wypełnienia

Czas lekcji: 22 min

Przeciąganie danych w komórkach za pomocą małego kwadracika, czyli uchwytu wypełnienia, to czynność którą wykonuje wielu użytkowników Excela. W tej części poznajemy możliwości tego narzędzia i sposoby jego użycia – będziemy przeciągać teksty, liczby, daty, będziemy uczyli się też jak wykonać prawidłowo numerację w tabeli.

Liczby jako tekst

Czas lekcji: 6 min

Kiedy kolumnę w tabeli opiszemy liczbą czyli np. nasz nagłówek kolumny będzie liczbą i będziemy ją podliczać, to taki opis/nagłówek będzie przez Excela również przeliczany z pozostałymi liczbami w kolumnie, powodując nieprawidłowy wynik.
Aby tego uniknąć, liczba opisująca kolumnę lub wiersz musi być zapisana jako tekst. Zobacz na filmie jak to zrobić tak abyś w pracy z Excelem umiał zaradzić błędom przy podliczaniu.

Podstawy Wprowadzania Formuł

Czas lekcji: 19 min

Po opanowaniu umiejętności wpisywania i czyszczenia danych w Excelu następnym krokiem będzie poznanie podstawowych formuł w Excelu. Dowiemy się jak wykonać podstawowe obliczenia w Excelu, np. jak podsumować dowolnie dużą tabelę w ułamek sekundy!
Nauczymy się, jak prawidłowo wpisywać formuły w Excelu, na co zwracać uwagę aby nasze formuły liczyły poprawnie oraz jakich błędów unikać aby nasz Excel nie podawał nam złych wyników i co zrobić aby temu zaradzić.

Wprowadzanie kasowanie danych

Czas lekcji: 26 min

Wprowadzanie, kasowanie danych czyli dowiadujemy się jak prawidłowo wprowadzać dane w Excelu, jakich błędów unikać, na co zwracać uwagę. Po wpisaniu danych w Excela, czasami trzeba je też usunąć. Uczymy się jak to zrobić szybko i skutecznie na różne sposoby w zależności co i jak chcemy usunąć – formaty, komórek, komentarze a może wszystko? Sprawdzimy, dlaczego BACKSPACE nie służy do kasowania danych ????.

Któż z nasz nie miał problemów z wpisywaniem daty w Excelu, np. zamiast formatu dzień-miesiąc-rok wprowadzimy rok-miesiąc-dzień. Jeżeli źle ją wpiszemy, lub jeżeli wklejone daty z pliku tekstowego lub pliku CSV (dane z innego programu), Excel będzie ją traktował jako zwykły tekst a więc możemy zapomnieć o filtrowaniu lub użyciu funkcji czasowych, np. żeby obliczyć terminy dostaw. Ręczne poprawianie dat jest ok w przypadku jeżeli mamy jedną lub co najwyżej kilka niepoprawnych dat, ale przy poprawianiu setek lub tysięcy dat już tak łatwo nie jest. Na szczęście Excel oferuje proste i sprawne narzędzie do naprawy dat ?.

Jak może nam pomóc Ctrl + H (znajdź zamień).

W liczbach kropka czy przecinek? Pusta komórka czy jednak musi być "0"?

Jeżeli w liczbie zamiast przecinka użyjesz kropki, Excel widzi to jako tekst - nie będzie tego liczył.

Aby tabela była przeliczana prawidłowo, najczęściej musi mieć wypełnione wszystkie puste komórki. Puste komórki Excel będzie interpretował jako przerwę między danymi i zaznaczy mniejszy okres obliczeniowy. Puste komórki możesz wypełnić np. zerami 🙂

Jak szybko naprawić błędy Ctrl + H (znajdź zamień) kropkę zamień na przeciek a do pustych komórek za jednym kliknięciem dodasz "0" ??? .

Zdradzamy Wam tajemnicę ładnych wydruków tabelek w Excelu.

Drukowanie w Excelu nie będzie problemem jeżeli będziesz przestrzegać kilku prostych zasad:

1. Ustaw obszar wydruku – musisz pokazać Excelowi co ma drukować, np. tabelę lub jej fragment. Jeżeli tego nie zrobisz będzie drukowane wszystko co znajduje się w arkuszu, np. kilka tabel, dodatkowe opisy, to czego nie chcemy drukować.

2. Ustaw podział stron, czyli pokaż jak wydruk ma być podzielony na strony. Co prawda Excel z automatu podzieli nam obszar wydruku na strony, ale podział ten nie zawsze jest prawidłowy

3. Tytuły wydruku – dzięki temu ustawieniu każdy drukowany fragment tabeli (każda strona) będzie mieć właściwy opis wierszy i kolumn, bez tego ustawienia tylko pierwsza strona będzie miała opisy, będą drukować się same dane bez ich opisów.

Dodatkowo na wydrukach możesz ustawić nagłówki i stopki a w nich wstawić informację dotyczącą opisu wydruku, logo firmy lub numerację stron.

Warto pamiętać też o możliwości wydruku do pliku PDF. Możesz to zrobić wybierając drukarkę PDF lub zapisując plik jako PDF.

Czyli o tym jak przyspieszyć sobie pracę!

Jeżeli pracujecie na kilku arkuszach, może wam zależeć aby dane pomiędzy tymi arkuszami były przeliczane. Poznamy sposoby na łączenie danych pomiędzy arkuszami, sprawdzimy jak szybko skopiować wybrany arkusz, jak usuwać a nawet ukrywać wybrane arkusze. Jeżeli chcesz aby każdy arkusz wyglądał tak sami dowiesz się jak tworzyć arkusze z wykorzystaniem „kalki”.

Pobierz Ćwiczenia do samodzielnego wykonania lekcji - Operacje na wielu arkuszach - Excel.xlsx

Najważniejsze tematy do zapamiętania:

• Grupowanie arkuszy – możemy pracować na wielu arkuszach jednocześnie, najprościej można to przyrównać do kalki

• Kopiowanie arkuszy – przeciągając arkusz myszką możemy go bardzo szybko skopiować

• Śledź poprzednik – możemy sprawdzić z jakich komórek pobierane są wartości

• Śledź zależności – możemy sprawdzić gdzie wysłane są dane ze wskazanej komórki

• Okno czujki – umożliwia obserwowanie wybranych komórek

Praktyczne wykorzystanie Funkcji JEŻELI - pilnowanie terminów.

Z cyklu jak Excel może pracować dla WAS. Czasami tak się zdarza, że o czymś zapominamy ale jeżeli pracujemy w Excelu to możemy sobie wszystko ułatwić, uprościć i tak przygotować plik Excela aby to właśnie Excel pracował dla nas i za nas pamiętał.

Na filmiku obok pokazujemy wam przykład jak można sobie pomóc i wykorzystać funkcję JEŻELI, ORAZ i DZIŚ - tak aby w momencie zbliżającej się daty pojawił się odpowiedni komentarz do danej sytuacji. W tym przykładnie akurat mamy daty dostawy oraz odpowiednie komentarze. Dodatkowo Excel liczy nam ile dni nam zostało do terminu dostawy oraz ile dni mamy po terminie.

Czy wiesz co to jest Pasek Stanu i do czego może się przydać w Excelu?

Czasami zdarza się tak, że musimy coś na szybko przeliczyć w Excelu nie tracąc czasu na wpisywanie formuł. W tedy najszybszym rozwiązaniem będzie użycie PASKA STANU. Najczęściej wykorzystywane obliczenia jakie możemy na szybko przeliczyć w PASKU STANU to: suma, licznik, minimum, maximum oraz średnia. Oczywiście znajdziemy tam jeszcze parę innych opcji, które można sobie w szybki i łatwy sposób ustawić pod własne potrzeby. Zresztą możecie SAMI zobaczyć na filmiku obok jak jest to proste narzędzie stosowane w Excelu przy szybkich obliczeniach:) .

Plik z ćwiczeniami - Pasek Stanu.xlsx

Dwa sposoby: standardowy oraz związany z usługami chmurowymi Microsoftu OneDrive.

AUTOZAPIS - dwa sposoby: standardowy oraz związany z usługami chmurowymi Microsoftu OneDrive. Excel w pracy - AUTOZAPIS - dwa sposoby: standardowy oraz związany z usługami chmurowymi Microsoftu OneDrive.

Sytuacje losowe - wyłączenie prądu podczas pracy, zawieszenie się komputera podczas pracy bądź "samoistne" wyłączenie się komputera podczas pracy... pewnie każdemu z nas raz w życiu przytrafiła się sytuacja związana z wyłączeniem się pliku Excela przed zapisaniem zmian .

A nawet jeżeli Wam to się jeszcze nie zdarzyło to lepiej być przygotowanym na takie sytuacje ....

Sprawdzanie zawartości dwóch tabel w Excelu

POZIOM ZADANIA - ŚREDNIO-ZAAWANSOWANY

Porównywanie zawartości dwóch tabel w Excelu. Jeżeli zastanawiasz się czy są wystawnie wszystkie faktury z zamówień i czy są one prawidłowe, lub jeśli chcesz porównać dwie tabele ze sobą (kolejność pozycji w tabelach nie jest istotna) to zadanie jest dla ciebie 😉 . Średni poziom trudności.

Co masz do zrobienia:

1. Sprawdź za pomocą formuł, czy faktury zostały prawidłowo wystawione wg zamówień:

2. czy dla wszystkich zamówień zostały wystawione faktury

3. czy kwota faktury zgadza się z kwotą na zamówieniu.

Sprawdzanie zawartości dwóch tabel - pobierz ćwiczenie